廣東省政府采購項目檔案管理暫行辦法
2008-04-11
招標編號：
廣東省政府采購項目檔案管理暫行辦法
(粵財采購〔2004〕14號)
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第一條
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為加強政府采購項目檔案的管理，有效保護和利用政府采購項目檔案資源，根據《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國檔案法》的有關規定，制定本辦法。
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第二條
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本辦法適用廣東省政府采購項目檔案管理。
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第三條
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政府采購監督管理部門負責政府采購項目檔案工作的監督和檢查。
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第四條
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政府采購項目檔案是反映政府采購活動的重要記錄。采購人和采購代理機構在組織實施政府采購項目活動中形成的文件材料，都應歸入政府采購項目檔案管理，保證檔案資料的真實性、完整性。
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第五條
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政府采購項目檔案是指采購人和采購代理機構在政府采購活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、紙質、磁盤、光盤等不同媒質載體的記錄。
政府采購項目檔案包括：采購活動記錄、采購預算、采購文件、投標、報價文件、評審標準、評審報告、定標、成交文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、資料。
采購活動記錄至少應包括下列內容：
（一）采購項目類別、名稱；
（二）采購項目預算、資金構成和合同價格；
（三）采購方式，采用公開招標以外的采購方式的，應當載明原因；
（四）邀請和確定供應商的條件及辦法；
（五）評審標準及確定中標、成交供應商的依據；
（六）廢標的原因。
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第六條
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采購人和采購代理機構要依法做好政府采購項目檔案管理工作，加強項目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀的管理，確保政府采購項目檔案存放有序、查閱方便，嚴防毀損、散失。
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第七條
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采購人和采購代理機構應根據具體采購方式，參照《政府采購檔案目錄》（附后），建立政府采購項目檔案。
政府采購項目檔案文件、資料應采用標準A4紙記錄和打印。工程項目的設計圖紙可根據具體情況確定。
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第八條
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采購人和采購代理機構在政府采購項目合同簽訂、交付驗收完成后，按規定負責收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄。
政府采購項目檔案的管理應指定專人負責，政府采購項目檔案不得借出。確需查閱或復制政府采購項目檔案，須經本單位負責人批準，并辦理登記手續。查閱或者復制政府采購項目檔案資料人員，嚴禁在檔案資料上涂畫、拆封和抽換。
采購人和采購代理機構應設立檔案室，建立健全政府采購項目檔案查閱、復制的登記制度。
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第九條
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采購人或采購代理機構應按有關規定制定本部門的檔案立卷辦法。
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第十條
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政府采購項目檔案的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。
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第十一條
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保管期滿的政府采購項目檔案，可按檔案管理的有關規定銷毀。
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第十二條
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政府采購項目檔案管理人員變更，應當編制檔案移交清冊，列明應當移交的檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、應保管期限、已保管期限等。
交接雙方按照檔案移交清冊所列內容進行交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在檔案移交清冊上簽名或蓋章。
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第十三條
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采購人和采購代理機構應積極配合政府采購監督管理部門對其政府采購檔案的檢查。
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第十四條
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本辦法由廣東省財政廳負責解釋。
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第十五條
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本辦法發布之日起施行。
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附件：
政府采購檔案目錄
（公開招標采購方式）
一、采購項目采購活動記錄表
1.1采購項目采購活動記錄表
二、準備階段
2.1確定采購方式文件（或政府采購計劃申報表）
2.2用戶需求書
2.3委托代理協議
2.4招標預告資料
2.5招標文件論證資料
2.6招標文件確認函
三、招標階段
3.1招標公告（包括各種媒體刊登公開招標公告的資料記載）
3.2招標文件發售資料
（包括投標報名、資格預審、招標文件發售登記表等）
3.3澄清修改資料（包括澄清會簽到表、澄清修改文件、供應商對澄清修改文件的簽收資料等）
四、開標階段
4.1收取投標文件登記表
4.2開標會簽到表
4.3開標記錄表
五、評標階段
5.1評標委員會組建資料（包括采購人委派評委和專家庫中抽取的專家確認表）
5.2評標委員會簽到表及有關工作人員簽到表
5.3評標紀律認知資料
5.4評標報告及其附件
5.5評標過程有關的變更文件
六、確定中標供應商階段
6.1采購人對評標結果的確定文件
6.2中標通知書和中標結果通知書
6.3質疑、投訴及處理文件
七、采購階段
7.1采購合同
7.2采購項目驗收證明
7.3資金支付文件及證明
八、附件
8.1招標文件（另冊裝訂）
8.2澄清修改文件
8.3投標人投標文件正本（另冊裝訂）
8.4其他有關的重要文件
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政府采購檔案目錄
（邀請招標采購方式）
資料內容頁數
一、采購項目采購活動記錄表
1.1采購項目采購活動記錄表
二、準備階段
2.1確定采購方式文件（或政府采購計劃申報表）
2.2用戶需求書
2.3委托代理協議
2.4招標預告資料
2.5招標文件論證資料
2.6招標文件確認函
三、招標階段
3.1招標公告（包括各種媒體刊登公開招標公告的資料記載）
3.2選擇確定被邀請參與投標供應商的方式及名單
3.3招標文件發售資料
3.4澄清修改資料（包括澄清會簽到表、澄清修改文件、供應商對澄清修改文件的簽收資料等）
四、開標階段
4.1收取投標文件登記表
4.2開標會簽到表
4.3開標記錄表
五、評標階段
5.1評標委員會組建資料（包括采購人委派評委和專家庫中抽取的專家確認表）
5.2評標委員會簽到表及有關工作人員簽到表
5.3評標報告及其附件
5.4評標紀律認知資料
5.5評標過程有關的變更文件
六、確定中標人階段
6.1采購人對評標結果的確定文件
6.2中標通知書和中標結果通知書
6.3質疑、投訴及處理文件
七、采購階段
7.1采購合同
7.2采購項目驗收證明
7.3資金支付文件及證明
八、附件
8.1招標文件（另冊裝訂）
8.2澄清修改文件
8.3投標人投標文件正本（另冊裝訂）
8.4其他有關的重要文件
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政府采購檔案目錄
（詢價采購方式）
資料內容頁數
一、采購項目采購活動記錄表
1.1采購項目采購活動記錄表
二、準備階段
2.1確定采購方式文件（或政府采購計劃申報表）
2.2用戶需求書
2.3委托代理協議書
2.4采購文件確認函
二、詢價階段
3.1選擇確定被邀請參與詢價供應商的方式及名單
3.2詢價文件
3.3澄清修改文件
3.4詢價通知書
3.5詢價小組組建資料
3.6詢價小組評審報告
四、確定成交供應商階段
4.1采購人確認成交供應商的文件
4.2成交通知書和詢價結果通知書
4.1質疑、投訴及處理文件
五、采購階段
5.1采購合同
5.2采購項目驗收證明
5.3資金支付文件及證明
六、附件
6.1詢價文件（另冊裝訂）
6.2澄清修改文件
6.3被詢價供應商報價文件正本（另冊裝訂）
6.4其他有關重要文件
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政府采購檔案目錄
（競爭性談判采購方式）
資料內容頁數
一、采購項目采購活動記錄表
1.1采購項目采購活動記錄表
二、準備階段
2.1確定采購方式文件（或政府采購計劃申報表）
2.2用戶需求書
2.3委托代理協議書
2.4采購文件確認函
三、談判階段
3.1選擇確定參加談判供應商的方式及名單
3.2談判文件
3.3談判小組組建資料及談判簽到表
3.4談判紀律認知資料
3.5參加談判供應商的簽名表
3.6談判記錄及報價文件
3.7談判過程變更文件
3.8談判小組評審報告
四、確定成交供應商階段
4.1成交通知書和談判結果通知書
4.2采購人確定成交供應商的文件
4.3質疑、投訴及處理文件
五、采購階段
5.1采購合同
5.2采購項目驗收證明
5.3資金支付文件及證明
六、附件
6.1談判文件（另冊裝訂）
6.2參加談判供應商的報價文件正本（另冊裝訂）
6.3其他有關重要文件
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政府采購檔案目錄
（單一來源采購方式）
資料內容頁數
一、采購項目采購活動記錄表
1.1采購項目采購活動記錄表
二、準備階段
2.1確定采購方式文件（或政府采購計劃申報表）
2.2用戶需求書
2.3委托代理協議書
2.4采購文件確認函
三、談判階段
3.1單一來源采購文件
3.2評審小組組建資料及談判簽到表
3.3供應商的簽名表
3.4談判紀律認知資料
3.5供應商報價文件
3.6談判過程變更文件
3.7評審小組評審報告
四、確定成交階段
4.1成交通知書
4.2采購人確定成交供應商的文件
4.3質疑、投訴及處理文件
五、采購階段
5.1采購合同
5.2采購項目驗收證明
5.3資金支付文件及證明
六、附件
6.1單一來源文件（另冊裝訂）
6.2報價供應商的報價文件正本（另冊裝訂）
6.3其他有關重要文件
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